Merhabalar, önce-sonra kaizen'den ve arkasındaki düşünce yapısından bahsetmek istiyorum.

Kaizen nedir?

Kaizen malumunuz Japonca bir kelime. Hem bir felsefeyi hem de bir metodu anlatıyor. Bence ikisini birden anlamadan doğru bir biçimde meseleyi anlamış olamayız. Klasik tanım ile başlayalım öyleyse. Kaizen, kai ve zen kelimelerinin birleşmesinden oluşan ve sürekli iyileştirme anlamına gelen bir kelimedir. TPS kültürünün temel'i nedir desek, herhalde kaizen demek en doğru tanım olacaktır.

Bir yanı metot dedik. Ancak diğer yanı işin felsefesi! Yıllar önce ilk kaizen eğitimi aldığımda hissettiğim şey, ekibin en yeni ve tecrübesiz parçası olsam da, bir şeyleri değiştirme konusunda belli kurallar çerçevesinde yetkimin olduğuydu. Bu gerçekten mükemmel bir şey. Ancak bunu seven insanlar için!

Yıllar önce ilk kaizen eğitimi aldığımda hissettiğim şey, ekibin en yeni ve tecrübesiz parçası olsam da, bir şeyleri değiştirme konusunda belli kurallar çerçevesinde yetkimin olduğuydu.

İşlerini geliştirmek için çabası olmayan insanları gerçekten anlayamıyorum. Genellikle bahaneleri şöyle şeyler oluyor.

Çok yoğunum
Böyle gelmiş, böyle gider
Bizim burada olmaz
Ben burada mutsuzum
Bu paraya bu kadar
Şimdi kim bununla uğraşacak
Kaizen yapmaya olan tutku, iş yerinizi sevmek ile doğru orantılı bir şey olduğunu düşünmüyorum. Yada en azından olmamalıdır diye düşünüyorum. Çünkü kaizen prosesleri ve işleri geliştirmeden önce, aslında kişinin kendisini geliştirmesiyle alakalıdır. Kişinin kendi ile ilgili bir hedefi ve mücadelesi nasıl olmaz? Ben bunu hiçbir zaman anlayamayacağım herhalde.

Kişinin kendi ile ilgili bir hedefi ve mücadelesi nasıl olmaz?

Danışmanlık desteği verdiğim firmalarda çalışan arkadaşlar genellikle şunu söylüyorum. Sen kendini geliştir, işini geliştir. Eğer şirket senin gelişimine kayıtsız kalırsa, bir sonraki profesyonel tecrübene çok daha donanımlı şekilde git ve hak ettiğini oradan alabil. Ancak donanımını arttırmamış olursan, burada mutsuz olduklarının benzerleri yaşama ihtimalin çok yüksek olacaktır.

Konuyu çok fazla dağıtmadan, kaizen konusuna geri dönüş yapmak istiyorum. Kaizen demokratiktir. Yaka ayrımı yapmadan çalışanların potansiyellerine inanan bu yaklaşımı ya kültür olarak alırsınız, yada bir nevi para kazanma aracı olarak değerlendirirsiniz.(Bu coğrafya da genellikle para kazanmanın bir aracı olarak görüyor şirketler.) Temelde aslında para kazandırmaya bir karşıtlığımız yok. Amaç bu değil mi? Sadece bu değil. Gerçek bir fayda elde etmek istiyorsak sınırlı kadrolar ile kısıtlı konu başlıkları yerine, tüm ekibin dahil olduğu yapılar inşa eder ve herkesin kendi iş süreçlerini iyileştirmesi ve geliştirmesi için fikirler üretmesini sağlarsınız.

Bunun en önemli araçlarından/sistemlerinden biri öneri sistemidir. Öneri sistemleri bu coğrafyada çok farklı şekilde kullanılıyor. Kötü bulduğum örneklerden bahsetmeyeceğim. Sizler şirketlerde WC koridorunda bir öneri kutusu görüyorsanız, anahtarı kaybedilmiş, en son 8 ay önce filan kapağı açılmış, içerisinde boş öneri formu bile kalmamış! zaten bu tarz örnekler yeterli şekilde kendilerini anlatacaktır.

Önce-sonra kaizen formu genellikle bir iyileştirme fikrini tanımlamak veya gerçekleşmiş iyileştirmeyi tanımlamak veya görselleştirmek için kullanılır. Öneri sistemi ile de kullanılabilir, farklı anlatımlar içerisinde de kullanılabilir.

Temel özellikleri

Problemin tanımlandığı ve problemin görselleştirildiği bir alana sahiptir.
İyileştirme fikrinin veya iyileştirmenin tanımlandığı ve görselleştirildiği bir alana sahiptir.
Farklı yöntemler kullanılsa da manuel doldurulması gerektiğine inananlardanım. Teknoloji düşmanı değilim. Lakin sahadaki ekibin ulaşa bilirliği dikkate alındığında kalem ve kağıt kullanımının halen en uygun yöntem olduğunu düşünüyorum. En azından bir çok şirket açısından.
Kaizen çeşidinin tanımlandı alana sahiptir.
Yapılan yatırım ve elde edilen faydanın tanımlandığı alanlar söz konusudur. Maliyet getirisi/faydası olmayan iyileştirmelerde yazı olarak fayda bu alana yazılabilir. Kalite, iş güvenliği vb.
Temel özellikleri arttırabiliriz. Bu organizasyona, formun tasarımına vb. göre değişiklik gösterebilir. Ama ana amaç, çalışanların yaratıcı potansiyellerini ve iyileştirme fikirlerini sistematik biçimde almak, değerlendirmek ve uygun olanları hayata geçirmek olduğunu asla ıskalamamalıyız. Bunu yaparken kişinin fikrini ortaya koyması ve bunun değerlendirilmesi ile kişiye verilen değer artacaktır.

ana amaç, çalışanların yaratıcı potansiyellerini ve iyileştirme fikirlerini sistematik biçimde almak, değerlendirmek ve uygun olanları hayata geçirmek olduğunu asla ıskalamamalıyız.

Birde talihsiz söylemler söz konusudur önce-sonra kaizen'ler ile, küçük kazanımlar elde edileceğinden bahseder bir çok zaman bazı kimseler. Oysa bu büyük bir yanılgıdır.

Yıllık faydası 45.000€ olan önce-sonra kaizen'i bizzat ben kendim yaptım.

%8 fire oranını, %3,5'a düşüren ve bu sayede yıllık 100.000€ dan fazla maliyetin çöpe gitmesini de bir başka organizasyonda yine bizzat ben kendim yaptım.

Şuna eminim ama ispat edemem, birkaç kişinin ölümü ve daha fazla sayıda insanın iş kazası sonucu ciddi yaralanmasının da önüne geçmişimdir.

Aslında küçük faydalar kazandırdığı düşünülen ve söylenen yaklaşım ile çok büyük getiriler ve faydalar elde etmek mümkün. Tabi ki her önce-sonra kaizen ile bu ölçekte bir fayda elde edilebileceğini iddia etmiyorum. Küçük, orta veya büyük faydalar elde edilecektir.

Süreçlerimiz ne olursa olsun, içerisinde gerçekten katma değer sağlamayan irili ufaklı onlarca sorun mutlaka vardır. Bunların her birini bir sistematik ile ele alarak çözümler üretildiğinde, mevcut verimliliğin çok daha iyi noktalara doğru ilerlediğini görmek mümkün olacaktır.

Okumak ve öğrenmek yetmez! Eyleme de geçmek gerekiyor.

Ümit Hız