Değişiklikleri Yönetirken Dikkat!

Bu yazım değişimler hakkında. ISO 9001 Kalite Yönetim Standardı’nda değişim kelimesi  “değişiklik” olarak nitelendiriliyor. Standardın “Değişikliklerin Kontrolü, 8.5.6 maddesi, standardın en kısa maddesi olmakla birlikte, çağımızda uygulaması en önemli olan maddedir” desek hata yapmış olmayız. Değişiklik ifadesi, standartta 32 farklı yerde geçmesiyle önemini ve yönetilmesi gereken bir konu olduğunu kendiliğinden vurguluyor. Değişikliği doğru yönetmek neden önemli peki? Bunun en güzel cevabı aşağıdaki şemada gizli.

Şemada değişiklik yönetimi bir eşitlik ile gösteriliyor. Önemli ve karmaşık değişikliklerin yönetilmesinde dikkate alınması gereken parametreler ve bir tanesinin eksikliğinde oluşabilecek olumsuzluklar anlatılmaktadır. Bu olumsuzlukların yaşanmaması ve değişimin doğru yönetilebilmesi için vizyon, yetenek/beceri, teşvik, kaynak ve aksiyon planının bütünü ile, sistemimizdeki planlı veya plan dışı bir değişiklik doğru şekilde hayata geçirilmiş olur.

Bu parametrelerin varlığına ilave olarak değişikliklerin doğadaki tezahürünü de görmezden gelmemek gereklidir. Termodinamiğin ikinci yasası Entropi, değişim ihtiyacını ortaya koyan bir yasa ve özetle şunu söylüyor; Evrende değiştirilmeyen ve kendi haline bırakılan tüm sistemler zamanla düzensizliğe, dağınıklığa ve bozulmaya doğru gidiyor. Düzensizlik sürekli olarak tek yönlü bir şekilde akıyor ve artıyor. Entropi yasası temelli yaklaşım ile geldiğimiz nokta da yine değişikliğin hayati olduğu yönündedir. Futurist Ufuk Tarhan’ın T- İnsan kitabında bahsettiği gibi, adı değişiklik, değişim, dönüşüm evrim ne olursa olsun, bir farklılaşma mecburiyeti ile karşı karşıyayız ve uyumlanmak en doğru yol.  

Peki, ISO 9001 Standardı değişikliğe nasıl uyumlanmalıyız sorusunun cevaplarını nasıl veriyor? Değişiklikleri farklı alanlarda olabilir diyor;

·        Kuruluşun bağlamında,

·        İç ve dış hususlarda,

·        Kalite Yönetim sistemi Planlaması’nda,

·        Görev ve sorumluluklarda,

·        Tasarım girdilerinde,

·        Müşteri isteklerinde

·        Dokümante edilmiş bilgide oluşabilecek değişikliklerden bahsediyor ve bunların yönetilmesine dair gerekliliklerden bahsediyor.

Örneğin, işletmemizde bir mevzuat değişikliği, yeni bir müşteri isteğinin operasyon girdilerine eklenmesi, yeni bir makine alınması, bir yatırım kararı, yeni bir yazılıma geçiş veya yeni bir birim oluşturulması gibi durumlar sözkonusu olduğunda, değişiklik çalışmasının bir proje şeklinde ele alınması ve tüm ilgili birimlerin işbirliği ile aksiyon planı belirlenmeli ve yürürlüğe alınmalıdır. Aksiyon planı, yeni uygulamanın standartlaştırılmasına ilişkin gereklilikleri de mutlaka içermelidir. Değişiklikler yukarıda belirtilen şemadaki girdilerle ele alınmalı ve buna ilişkin kayıtlar mutlaka tutulmalıdır.

Tüm bu bilgiler ışığında geldiğimiz noktayı şöyle özetleyebiliriz; değişim/değişiklik her geçen gün hayatımızda daha geniş bir yer kaplamaya doğru ilerliyor. Doğru girdileri takip ederek/dikkate alarak,  doğru metodları kullanarak  ve değişikliğe uyumlanma eşiğimizi yüksek tutarak, değişiki daha kolay yönetilebilir kılmak mümkündür.

Bir sonraki yazımda, “Gelecek & Değişiklikler & Sürdürülebilirlik” konularında görüşlerimi paylaşacağım.

Ergül Doğan

Kimya Mühendisi

 Ergül Doğan

Kaynaklar:

·        Tarhan, Ufuk, (2020), “T- İnsan Kitabı”

·        ISO 9001:2015: Kalite Yönetim Sistemleri- Şartlar